Een goede jaarplanning begint eigenlijk bij het strategisch beleidsplan, opgesteld door het schoolbestuur. Dit document bevat de ambities van het bestuur voor de komende 4 jaar en laat zien waar de organisatie voor staat. Hoewel scholen onderling kunnen verschillen, worden ze verbonden door gemeenschappelijke doelen en kernwaarden die in dit beleidsplan zijn vastgelegd.

Vanuit dit strategisch beleidsplan stelt elke school haar eigen schoolplan op. Dit plan beschrijft de missie, visie en doelen van de school voor vier jaar. Het schoolplan vormt de rode draad voor de onderwijsstrategie en wordt jaarlijks vertaald naar een jaarplan, waarin concrete verbeteringen en onderwijsvernieuwingen voor dat schooljaar worden beschreven.

Waar het jaarplan focust op de onderwijsinhoudelijke verbeteringen, zorgt de jaarplanning voor de praktische uitvoering. De jaarplanning of jaarkalender vertaalt de ambities uit het jaarplan naar een overzicht van alle activiteiten en belangrijke gebeurtenissen gedurende het schooljaar. Hierbij maken veel scholen het volgende onderscheid: 

• Een jaarplanning voor intern gebruik, zoals de kwaliteitszorgkalender of de toetskalender.
• Een jaarplanning die met ouders gedeeld wordt. Hierin worden activiteiten als vakanties, studiedagen, sportdagen, schoolreisjes en andere bijzondere dagen of gebeurtenissen opgenomen.

Het jaarplan schetst dus de doelen, terwijl de jaarplanning aangeeft wanneer en hoe deze gerealiseerd worden.